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Especialistas en reducir gastos

Competir con garantías de éxito cuando los mercados dejan un exiguo margen de maniobra y los costes estratégicos están muy ajustados, puede depender de la capacidad de la empresa para racionalizar los gastos generales. Los gestores lo saben, pero al abordar esta tarea chocan con la dificultad de no conocer suficientemente las posibilidades que ofrece el mercado. Es relativamente fácil beneficiarse de las rebajas en la factura energética que ha propiciado la liberalización del sector eléctrico, pero resulta bastante más complicado manejarse en el complejo mundo de las tarifas de telecomunicaciones y hay muchos otros apartados como transporte, mensajería, gastos financieros, material de oficina, artes gráficas, la limpieza o el mantenimiento de instalaciones donde también es posible abaratar los costes si se conocen con exactitud las necesidades la empresa y la oferta existente.

Un ahorro significativo

La multinacional ERA (Expense Reduction Ana-lysts), especializada en análisis de cómo reducir los gastos generales, ha calculado en un reciente estudio que las empresas españolas podrían ahorrar como media un 19% en sus gastos corrientes si aprovechasen mejor las posibilidades que les ofrece el mercado. Este ahorro de costes alcanza niveles del 43% en apartados como la reprografía, un resultado espectacular que el delegado de la zona norte de ERA, Alejandro Viciola, explica en estos términos: “Las empresas proveedoras tienden a sobredimensionar las áreas de reprografía y dotan a sus clientes de equipos que tienen mucha más capacidad de copia de la que realmente es necesaria. Por otra parte, las empresas nunca han descendido a un análisis total de lo que necesitan en este apartado –¿cuántas encuadernaciones se hacen?, ¿cuantas copias se tiran de cada clase?–. Nosotros no tenemos vinculación con ninguna de las multinacionales que ofrecen este tipo de servicios y diagnosticamos cuáles son las necesidades objetivas que tiene el cliente”.
El estudio ofrece cifras de ahorro también significativas en sectores como la mensajería (el 30%), las herramientas (33%), los seguros (24%) o la limpieza (21%). Este último apartado le sirve al consejero delegado de Era España, Luis Guillén, para explicar el modo como opera su compañía: “Nuestros servicios se ofrecen a las empresas no porque se estén gestionando mal, o porque el personal que está al frente de esos gastos sea irresponsable. Pensemos en una empresa que tiene necesidad de contratar un servicio de limpieza. Es profana en la materia y no sabe con que medios o productos se debe limpiar ni con que frecuencia y se limita a negociar el número de horas y el precio del servicio. Nosotros enseñamos cómo contratar ese servicio y podemos buscar proveedores competitivos”.
Los analistas tratan también de racionalizar y reducir los costes en otras categorías más gravosas para las empresas, como ocurre con los gastos financieros. Es el caso de las operaciones de renting o de los procesos de importación o exportación de materias primas, donde la eliminación de intermediarios puede representar un ahorro del 10 al 12% de costes financieros. Otro apartado vital para las empresas en el que los ahorros van a ser muy significativos, es el de la energía.
La liberalización de la energía, que a partir de junio permitirá elegir suministrador a todas las empresas que tienen contratada alta tensión, abrirá las puertas a procesos negociadores con diferentes compañías que pueden deparar ahorros que ERA calcula para los dos próximos años entre un 12% y un 30%.

Consultoras de nuevo cuño

Las consultoras especializadas en el recorte de gastos generales han aparecido recientemente pero se están extendiendo con rapidez. En Estados Unidos, el país donde nacieron, llevan funcionando cerca de 20 años y se han convertido en un servicio habitual para las empresas. En España aún se conocen poco y esa circunstancia reduce su demanda, pero constatan que una actitud muy receptiva del empresariado que se acrecienta cuando conocen la fórmula de trabajo, ya que la retribución de estas consultoras no supone un coste para las empresas, al estar ligada a la consecución de un ahorro real. “Es verdad que existe una cierta saturación en cuanto a servicios de consultorías de todo tipo” –reconoce el consejero delegado de ERA– “pero nosotros ofertamos un servicio distinto puesto que trabajamos sobre resultados, sobre ahorro medible, cuantificable”. Si como consecuencia de la aplicación de las medidas recomendadas por los analistas, la empresa cliente disminuye sus costes, la consultora percibe el 50% del ahorro total conseguido.
Una de las cuestiones que más suele preocupar a los empresarios es la interferencia que pueda producir el trabajo de la consultora en el quehacer ordinario de la compañía. Sin embargo, la mayor parte del trabajo se realiza fuera de la empresa cliente, aunque la consultora mantiene una comunicación regular con los responsables de la compañía.
Las categorías de gasto que se analizan dependen de las necesidades de la empresa que ha contratado sus servicios y de ellas se excluyen las correspondientes a áreas estratégicas (compra de materias primas y mercancías, costes de producción o necesidades de personal). “El hecho de buscar resultados” –afirma Luis Guillén–, “nos obliga a no presentar informes teóricos o soluciones aprendidas en una universidad de negocios, sino medidas reales, adecuadas, y que se puedan poner en marcha en aquella empresa. En cada análisis realizamos un estudio personalizado de las necesidades de la empresa y de las posibles alternativas de ahorro que siempre son distintas”.
El ahorro que se puede alcanzar depende de un gran número de variables que tienen que ver con la gestión del gasto que hacía la empresa, tamaño, necesidades, condiciones de pago, ubicación, etc. o con factores externos como la situación del mercado y la competencia. Esto hace que no se puedan presuponer los resultados. “Lo cierto es –subraya Carlos Berasategui, representante de ERA en Cantabria – que aunque se trate de costes generales, el ahorro conseguido representa para la empresa un valor estratégico ya que en una situación de estancamiento, como lo están el 80% de los mercados, cualquier ahorro de costes significa un mayor beneficio y una ventaja competitiva”.

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