Cinco ventajas de usar programas de contabilidad empresarial

Para llevar una empresa a lo más alto es importante saber hacia donde se dirige, pero todavía más conocer cuál es su situación financiera. En esta tarea, entra en juego un concepto ineludible: la contabilidad empresarial. Una disciplina que se encarga de registrar todos los movimientos económicos que tienen lugar en la compañía, clasificarlos e interpretarlos. De ahí que una adecuada gestión de las cuentas evite llevarse un susto con la Administración Pública.

Renovación tecnológica

Perder el tren de la renovación tecnológica es sinónimo de fracaso en el mundo empresarial. Aunque el 90% de las compañías españolas consideran necesaria una transformación digital para adaptarse a los nuevos cambios, no todas están sabiéndose aclimatarse al nuevo escenario.

Todas las empresas con más de diez trabajadores cuentan con ordenadores en sus oficinas, pero no sucede lo mismo con las que tienen menos empleados. De hecho, las empresas del sector del comercio al por menor son la que menos equipamiento informático tienen a su disposición.

Analizar los cobros, balances, préstamos y deudas del día a día sigue siendo un proceso que supone una gran dedicación, pero los avances tecnológicos han conseguido simplificarle. Aunque antaño las operaciones se hacían a mano, ahora existen programas informáticos especializados que automatizan el trabajo de los contables y ofrecen muchas ventajas:

Una gestión más eficiente. Reunir toda la información de ingresos y gastos de la empresa en un software de contabilidad permite recopilar los datos en un lugar, con lo que se optimiza la gestión y se favorece la toma de mejores decisiones en la compañía.

Automatización de las operaciones. Si hay alguna razón por la que la ofimática de contabilidad agiliza la labor del contable es precisamente porque ofrece la posibilidad de automatizar las operaciones. Con ello, se consigue que el programa informático cree los asientos contables pertinentes a la hora de ejecutar acciones, como por ejemplo hacer una factura o vender un producto.

Accesibilidad sin límites. Los programas de contabilidad online almacenan todos los datos directamente en la nube. De esta forma, la accesibilidad a la información da un giro de 180 grados y los encargados de llevar las cuentas tienen los ingresos y gastos a apenas unos clics de distancia, ya que pueden acceder a ellos sin limitaciones de ningún tipo, en cualquier lugar, momento y a través de cualquier dispositivo: ordenador, tablet, smartphone.

Más seguridad. Si algo tienen claro los responsables de la administración de la empresa es que la legislación actual obliga a las compañías a no desprenderse de sus informes financieros. Las entidades que todavía no se han adaptado a la nueva realidad tienen que lidiar con un problema que las que han evolucionado ya no tienen y es que se ahorran espacio físico de almacenaje.

Lo preocupante de guardar las acciones de la empresa en formato papel no es tanto el espacio que ocupa en las oficinas como los graves daños a los que se expone ante un riesgo de incendio o una inundación.

Una de los alicientes de usar sistemas informáticos de contabilidad es que proporcionan un cifrado de seguridad TLS de encriptación parecido al que emplean los bancos. Además, permiten hacer copias de seguridad de forma diaria y controlar quienes acceden al material.

Menos errores. Nadie discute la capacidad de los trabajadores para hacerse cargo de las cuentas de una compañía. Las plantillas cuentan con empleados muy eficientes que ofrecen un alto rendimiento laboral, pero eso no significa que nunca vayan a cometer errores.

Aunque es complicado acercarse a la perfección, es cierto que los programas de contabilidad empresarial son capaces de reducir el número de errores y elaborar informes con mayor precisión y exactitud.