Para externalizar la actividad logística del almacén, consideraciones a tener en cuenta

Albert Lahoz es Talento Asociado de Manager in Motion. Interim manager enfocado en la transformación de la supply chain para mejorar los niveles de servicio, optimizar las operaciones de logística y minimizar los costes. Destacan sus éxitos en un referente mundial del sector alimentario FMCG.

En la actualidad, existen pocas dudas sobre la conveniencia de externalizar el transporte por la multitud de desventajas que conlleva gestionar con recursos propios esta actividad, siendo muy mayoritaria la contratación de empresas especializadas, con independencia de si se trata de larga o corta distancia o de cargas completas o pequeñas entregas.

Sin embargo, todavía existe en muchas empresas la disyuntiva sobre la conveniencia o no de externalizar las operaciones logísticas de almacenaje y preparación de pedidos de clientes en manos de Operadores Logísticos (en adelante OLs) especializados. Es cierto que a lo largo de los años cada vez más empresas han tomado el camino de la externalización, pero quedan todavía muchas que por considerar esta actividad estratégica, por ser de limitado tamaño o por motivos diversos siguen gestionando los almacenes con personal propio.

En este artículo se analizan aspectos a considerar para la toma de la mejor decisión, que en cada caso dependerá de la importancia que se da a los aspectos a favor y en contra que se mencionarán a continuación.

Algunos aspectos a favor de la externalización

Centrarse en las actividades “core” o principales (de mayor valor añadido o más estratégicas para la compañía). Debe entenderse tanto a nivel de priorizar dónde poner foco como en qué áreas destinar los recursos y los equipos de la empresa. A modo de ejemplo de áreas que pueden no ser consideradas como clave: los sistemas de información (software específicos) para gestión de almacenes, el disponer de personal de almacén y la propia gestión de este personal o la gestión de los servicios diversos necesarios (seguridad, mantenimiento, …).

No realización de las inversiones necesarias por la propia empresa.

Menores necesidades de personal en nómina.

Los OLs son empresas expertas y acumulan un muy elevado “know how”, que en ocasiones es difícil alcanzar para pequeñas o medianas empresas.

Mutualizar las inversiones necesarias en edificios o automatización y los gastos asociados.

Flexibilidad. En teoría, sobre todo en caso de actividades “multicliente”, un OL debe ser más capaz de adaptarse a la evolución con el tiempo, al alza o a la baja.

Algunas ventajas de mantener la actividad en propio (in-house):

La logística en algunas ocasiones puede ser una actividad estratégica que conviene mantener bajo estricto control, tanto en lo relativo a la calidad del servicio a clientes como a nivel de los costos operacionales. 

La subcontratación con frecuencia comporta un encareciendo del coste de la actividad.

Los OLs suelen escuchar con atención a sus clientes, pero lógicamente acaban tomando sus propias decisiones, las cuales en ocasiones son divergentes vs. las necesidades o los criterios de sus clientes. Es importante no olvidar que un OL es una empresa con sus propias estrategias y prioridades, las cuales seguro que nunca coincidirán del todo con las de sus empresas cliente.

Con frecuencia, los OLs tienen una capacidad de financiación limitada, por lo que son poco favorables a la realización de significativas inversiones en automatización, dificultando así operaciones altamente eficientes. En ciertas ocasiones, es posible acordar importantes inversiones en este sentido, pero siempre ligadas a contratos de larga duración que pueden ser un problema.

La externalización no debería nunca entenderse como una nula necesidad de supervisar la operación de cerca. Eso sería un error táctico que puede costar caro.

Debe comprenderse la externalización como una necesidad de adaptarse y entenderse mutuamente entre las partes. La relación con un OL en cierta medida puede asemejarse a un matrimonio y bajo esa óptica resulta clave mantener la corrección y la cordialidad en las relaciones para que la misma sea un “win-win” a largo plazo, dado que de lo contrario se puede convertir en una situación compleja que aporte más problemas que ventajas. No hay que caer en el frecuente error de pensar que como la empresa es el cliente tiene razón en todo y el OL debe aceptar cualquier requisito o requerimiento, porque simplemente no lo hará y la empresa depende del OL para poder atender los pedidos de sus clientes. En esta línea, otro error frecuente es el de pensar que el contrato lo recoge todo y solo hay que cumplirlo. Nunca es así, siempre hay imprevistos y situaciones especiales, por lo que tener un apropiado espíritu de colaboración y entendimiento es básico para gestionar el día a día adecuadamente.

Resulta importante destacar que la externalización se trata de “viaje de difícil retorno”, dado que comporta una pérdida de “know how” a nivel de la operación logística (gestión del almacén, sistemas de información específicos…) que es muy difícil revertir.

En resumen, no existe una única decisión correcta y cada empresa deberá sopesar los pros y contras para tomar la elección más conveniente en cada caso y en cada situación.