La ventanilla se vuelve más única

España sigue estando lejos de países como Estados Unidos, donde las empresas se crean casi al instante pero, al menos, va desterrando aquella perezosa imagen del Vuelva usted mañana con la que Larra inmortalizó a la Administración. A eso ayudó mucho la aparición en el año 2003 de la Ventanilla Única, una oficina donde quedaban agrupados todos los trámites y papeleos necesarios para constituir una empresa. Después de ocho años funcionando con este modelo, el avance de las nuevas tecnologías y la colaboración entre las distintas administraciones han permitido dar una nueva vuelta de tuerca al sistema y todas las gestiones se pueden hacer ya de forma telemática ante una sola persona.
Hasta 2010, siete técnicos se hacían cargo de la Ventanilla Única: dos o tres orientadores de la Cámara de Comercio de Cantabria y cinco funcionarios de las diferentes instituciones públicas implicadas en el proceso: Seguridad Social, Hacienda, Ayuntamiento, Gobierno regional y Ministerio de Presidencia.
El ciudadano acudía a una oficina, sita por entonces en la Cámara de Comercio, e iba de mesa en mesa resolviendo cada trámite con el ente administrativo competente en cada caso: asignación de CIF, declaración de apertura, licencias de obras, afiliación a la Seguridad Social, alta en el régimen de autónomos…
La nueva fórmula, puesta en marcha el año pasado, prescinde de cuatro de estos cinco funcionarios y deja a uno solo, perteneciente a la Delegación del Gobierno, al frente del proceso de tramitación, que ya no se hace según el procedimiento tradicional sino a través de Internet.
El personal restante ya ha regresado a sus anteriores puestos de trabajo, aunque siguen vinculados a la Ventanilla Única a través de un sistema de videoconferencia, que les permite responder a las preguntas y dudas que se le planteen al usuario o al tramitador sobre legislación, tipo de empresa o actividad a lo largo del proceso.
La oficina que centraliza todos los trámites, denominada VUE (Ventanilla Unificada Empresarial) 060 Empresas, ya no se ubica en las dependencias de la Cámara sino a escasos cien metros, en la sede de la Delegación del Gobierno.
Isabel Cuesta, responsable de Creación de Empresas, Formación y Empleo de la institución cameral justifica el cambio de modelo por “la necesidad de reducir los costes en las ventanillas únicas y de gestionarlas con mayor eficacia y eficiencia”.
Una opinión que secunda Miguel Mateo, secretario de la Delegación de Gobierno en Cantabria, quien considera que este nuevo sistema, “más descentralizado y basado en el uso intensivo de las nuevas tecnologías, supone una reducción de costes, al asumir cada institución sus propios gastos, y conforma un modelo de VUE más sostenible, con un consumo mínimo de recursos públicos”.
Mateo, máximo impulsor de este cambio organizativo, también destaca que se trata de un modelo “exportable” que va a permitir “crear puntos de tramitación de empresas (PAIT) en otras zonas de la región, acercando aún más este servicio al emprendedor”. Y es que, el sobrecoste de recursos humanos que conllevaba la Ventanilla Única tradicional impedía seguir sumando oficinas a las 37 que hay repartidas por el territorio nacional, mientras que ahora se podrán abrir en todas las cabeceras de comarca, empezando por Torrelavega, que se conectarán por vía electrónica con la oficina central. De esta forma, el emprendedor ni siquiera necesitará desplazarse hasta Santander para tramitar una nueva sociedad.

Tramitación telemática

Nada de esto sería posible sin el desarrollo de la administración electrónica, el pilar sobre el que se asienta el modelo de Ventanilla Única. Las gestiones telemáticas se realizan a través de un sistema informático de tramitación de expedientes denominado CIRCE. Esta aplicación funciona como un documento guía que va dirigiendo los pasos que el emprendedor debe recorrer ante las distintas administraciones para dar de alta su empresa, incluyendo las gestiones de notaría o la inscripción en el Registro Mercantil.
Aunque en el resto de España se trabaja en la misma línea, Cantabria ha sido pionera en renovar el funcionamiento de su ventanilla única. De hecho, es la única comunidad donde los funcionarios ya se han replegado a sus organismos de procedencia y la primera en la que los distintos agentes implicados se han puesto de acuerdo para elaborar un documento que describe su procedimiento de trabajo y que, a partir de ahora, servirá de ejemplo para otras comunidades.
“Había mucha resistencia a abandonar el modelo presencial”, dice Isabel Cuesta, pero afirma que todos los obstáculos se han superado gracias a la estrecha colaboración de todas las administraciones y a la cercanía física de las sedes donde se realizan los trámites: “Ir de la Cámara hasta la Delegación de Gobierno es como cruzar un pasillo, eso sí, al aire libre”, dice.

Primeras experiencias

Mediante esta nueva fórmula, que abarata y agiliza el proceso, se crearon 183 empresas en Cantabria durante 2010, un 38% más que en el año anterior. Una de ellas fue Atrium, Docencia y Tiempo Libre, una firma que ofrece cursos y entretenimiento para adultos y niños fuera del horario escolar, así como campamentos urbanos en los meses de verano. Su impulsora, Isabel Lamelas, de 24 años, recuerda que apenas tardó un día en constituirse como empresaria individual, aunque, previamente, mantuvo reuniones con técnicos de la Cámara durante cuatro meses.
Una empresa puede constituirse en un solo día o incluso en 30 minutos en el caso de un autónomo ya que, como explica Miguel Mateo, “el nuevo modelo no solo simplifica los trámites, porque todas las fases están automatizadas, sino que también permite crear empresas en un tiempo muy inferior al que requiere el sistema no telemático”.
Ahora bien, a menos que el interesado renuncie al servicio de orientación prestado por la Cámara de Comercio e incluido dentro de los servicios de la Ventanilla Única, el proceso de creación de la empresa se prolonga, como mínimo, durante cuatro sesiones de una hora, en las que el emprendedor recibe consejos sobre la forma jurídica que más le conviene, la fiscalidad de su negocio o las subvenciones que puede solicitar.
Al contrario de lo que ocurre con los trámites, que se han simplificado, este servicio de orientación es cada vez más amplio y especializado: “No podemos saltarnos esta fase porque muchas personas llegan con ideas peregrinas y asesorarles es clave para dar consistencia a sus proyectos”, comenta Isabel Cuesta.
La joven emprendedora Isabel Lamelas admite que “tenía cierta prisa por montar la empresa pero ni idea de cómo hacerlo, así que me ayudaron a resolver muchas dudas”. Ella todavía tramitó la empresa con el modelo anterior, pero David Ramos, su orientador y el de muchos de los emprendedores que pasan por la Ventanilla Única, confirma que las primeras experiencias con el nuevo sistema de tramitación telemática han sido muy positivas pese a las dudas que suscitaba la novedad del procedimiento: “La tramitación es ahora más sencilla y se ha logrado implicar a todos los agentes que intervienen en el proceso”, sostiene.
El principal obstáculo estaba en la imposibilidad de pagar el Impuesto de Transmisiones Patrimoniales de forma telemática, pero el Gobierno ha declarado a las sociedades de nueva creación exentas de este tributo, por lo que ya no existe ninguna traba para utilizar el sistema.
Por el momento, la vía telemática sólo vale para las formas jurídicas más comunes, que son los empresarios autónomos y las sociedades limitadas (tanto S.L como S.L Nueva Empresa) pero la intención es que un futuro próximo la constitución de sociedades civiles, laborales o cooperativas también acabe por derribar las barreras físicas de la burocracia.