La digitalización de la gestión ahoga a las pymes cántabras

Cuando estaba a punto de entrar en vigor, el sistema Verifactu de facturación se pospuso a 2027. Esta prórroga ha enfadado a quienes ya se habían adaptado al nuevo sistema –con todas sus restricciones– y solo ha retrasado el embudo que se creará cuando miles de empresas tengan que implementarlo dentro de unos meses. Los cambios y las exigencias asociadas a la digitalización administrativa ponen en jaque a las pymes y a los autónomos, que deben afrontar su complejidad, los costes de los nuevos programas y, en muchas ocasiones, se ven en la necesidad de externalizar estos servicios.

Las empresas españolas miraban con preocupación el inicio de 2026, ya que iba a ser el año en el que entrara en vigor el sistema Verifactu. A partir de enero, las sociedades, y desde julio los autónomos, debían sincronizar sus datos de facturación con la Agencia Tributaria a través de la herramienta digital que ha desarrollado Hacienda para que todas las empresas envíen su información tributaria al instante. Sin embargo, a falta de un mes para que la medida fuera obligatoria, el Gobierno de España aceptó una petición de Junts per Cataluña para retrasar su puesta en marcha.

Decreto-ley mediante, se hizo oficial la prórroga de un año exacto: el 1 de enero de 2027, Verifactu será obligatorio para sociedades, y el 1 de julio lo será para las pymes. El Ministerio de Hacienda justificó el aplazamiento apuntando a la necesidad de “garantizar una implantación ordenada y homogénea en el conjunto del tejido empresarial”. Desde entonces, las empresas que aplicaron este sistema a lo largo de 2025 quedaron en un limbo.

Las desventajas de ser pionero

El pasado año estaba marcado en el calendario de la normativa Verifactu como un periodo de adaptación voluntaria para las empresas. Finalmente, los únicos que tuvieron que adaptar sus servicios fueron los desarrolladores de software de facturación electrónica, que desde julio de 2025 no pueden comercializar este tipo de programas si no están en concordancia con el nuevo sistema.

  “El año pasado hubo mucha incertidumbre sobre si  se iba a implementar o no”, comparte Luis Sainz, de la asesoría cántabra Asesores Unidos. “En vista de su aprobación, decidimos hablar con nuestro suministrador informático y desarrollamos una opción para que nuestros clientes tuvieran la posibilidad de pagar una cuota al mes, y así utilizar nuestro sistema de facturación electrónica adaptado a Verifactu”, explica Sainz, que subraya el efecto que ha causado este retraso: “Son muy pocos los que han empezado a utilizar este sistema. El resto, se han echado atrás. ¿Por qué no ahorrarse el gasto mensual que supone adaptarse a Verifactu cuando pueden funcionar como hasta ahora?”, se pregunta con ironía.

Iñigo Pinedo: ‘La realidad demuestra que mucha gente espera al primer día en que una medida es obligatoria para aplicarla’

“La realidad demuestra que mucha gente espera al primer día en que una medida es obligatoria para aplicarla”, afirma Iñigo Pinedo, de BDR Asesores y Consultores, otro experto en la materia que ejerce en Cantabria. “En general, la gente es muy reacia a los cambios y solo los contempla cuando ya no hay otra opción”, analiza el asesor tributario.

Normalmente, estos periodos de adaptación voluntaria se establecen para que los afectados puedan ir testando los cambios que tienen que introducir en su manera de trabajar e ir aprendiendo a funcionar. Sin embargo, el número de compañías que se han acogido a Verifactu en esta fase transitoria —algunas incluso están dando pasos atrás y han dejado de usarlo hasta que sea obligatorio—, es aún muy escaso.

“Los que han implementando este sistema están sufriendo en sus propias carnes la primera vez y la inexperiencia, pero también se están beneficiando de hacer las cosas en un formato transitorio, y esto permite tener mayor tranquilidad y flexibilidad si hay errores”, defiende Pinedo. “Por contra, los que han optado por esperar, se encontrarán con los mismos problemas que tienen los que ya están adaptándose a Verifactu, pero en un entorno de obligatoriedad. Los problemas serán mayores porque en un estado de tensión es mucho más fácil equivocarse”, vaticina el profesional de BDR.

No obstante, las empresas que fueron previsoras y decidieron adaptarse al nuevo sistema tienen la sensación de sus esfuerzos han sido en vano, aunque dentro de un año serán otros los que tengan que afrontar los problemas que ahora sufren ellos, a la hora de hacer cualquier modificación en una factura.

Conexión directa con Hacienda: el fin del margen de error

La normativa Verifactu busca que la facturación sea “única, trazable, inalterable y accesible en todo momento a través de un código QR” y establece una serie de estándares antifraude. Esto se traduce en que la facturación se torna más restrictiva. Al integrarse en Verifactu, la información económica de las empresas queda conectada en tiempo real con la Agencia Tributaria. “Esto supone un cambio radical con respecto a lo que venía siendo el modelo de facturación. Ahora será obligatorio facturar en un día concreto, y con unos conceptos y datos inamovibles”, subraya Pinedo. “Con el nuevo sistema eres víctima de cualquier error ortográfico”, agrega el asesor de BDR.

La forma tradicional de facturar permite cierto margen para hacer correcciones, aunque sea informalmente, en cuestiones intrascendentes siempre que se guarde una correlación numérica y que no se altere el tráfico económico. Si un cliente detecta una errata en el nombre de la empresa, en la dirección o en el importe de la factura es posible modificarlo antes de presentar las cuentas ante Hacienda –cada cuatro meses en el caso de las sociedades y cada tres en el de los autónomos–. Con Verifactu esta posibilidad desaparece.

“Será necesaria prácticamente una conformidad previa entre partes. Habrá que  asegurarse de que todo está bien antes de emitir una factura”, aclara Pinedo.

“La fecha es otro punto conflictivo. Si no emites la factura el mismo día, tendría que hacerse en un día posterior, ya que solo se puede facturar el día en el que se emite la factura, porque después ya tendría una fecha posterior. Eso no trae muchos problemas si sucede el día 21 o 22 del mes, pero si coincide con un cambio de ejercicio como el 31 de diciembre o el 1 de enero, todo se complica. Antes, un empresario podía decir: me siento una tarde y hago todas las facturas, esto ya no será posible”. El asesor refleja la problemática recurrente entre los clientes que ya utilizan el Verifactu: el aumento y la complejidad de las rectificaciones.

Más control, pero mayor carga

No obstante, existen otras circunstancias que complican esta digitalización, sobre todo en las pequeñas empresas .

“Las empresas grandes o las pymes con 50 empleados tienen un nivel de facturación que les permite contratar un sistema informático con mayor facilidad, pero ese coste puede ser más difícil de asumir para empresas más pequeñas y autónomos”, apunta Sainz, de Asesores Unidos, quien pone el foco, sobre todo, en la mayor carga administrativa.

“Este nuevo mecanismo se traduce en mayor control y recaudación por parte de Hacienda, pero desde que comenzaron los procesos de digitalización, todo ha ido en la misma dirección: más trabajo para las asesorías y más carga para el pequeño empresario”, reflexiona.

Y es que Verifactu no es la única novedad en este campo. La obligatoriedad de la facturación electrónica es otra de las medidas pospuestas hasta 2027, aunque desde hace años existe la posibilidad de emitir facturas en formato digital. Todo ello, unido al baile de fechas, ha generado cierta confusión entre el sistema Verifactu y la facturación electrónica, aunque no sean lo mismo.

Verifactu deriva de la Ley Antifraude de 2021 que, como su propio nombre indica, pretende poner fin a la doble facturación, a las facturas ‘infladas’ y a otras malas prácticas en materia contable y fiscal.

La facturación electrónica, en cambio, responde a la Ley Crea y Crece de 2022, y va dirigida a digitalizar todos los procesos administrativos de las empresas, es decir, a que su facturación sea ejecutada empleando únicamente medios digitales. Su finalidad es reforzar el control de las transacciones económicas y contribuir a reducir fenómenos como la morosidad entre empresas. A pesar de que la mayoría ya digitalizan sus facturas, y a que todas tendrán que enviar sus datos de facturación electrónica a Hacienda, la normativa que detalla cómo deben hacerse las interacciones comerciales y qué forma deben tener aún no se ha aprobado.

Luis Sainz: ‘Un fontanero no puede perder el tiempo presentando 200 modelos de documentos’

“La Ley Crea, aún en desarrollo, es totalmente europea y determina que todos los actores económicos tienen que relacionarse electrónicamente. Seguirá la metodología que ya se está aplicando en las administraciones públicas de España. La factura se tendrá que emitir de forma digital, se recibe en la sede del cliente también de forma digital, y se acepta electrónicamente”, detalla Pinedo, de la asesoría BDR. “Esta será la normativa que regirá las relaciones entre empresas los próximos años”, avanza. “Pero como no hay desarrollo reglamentario, los agentes económicos no lo están abordando todavía”, matiza.

Mientras Verifactu transmite toda la información a la Agencia Tributaria al instante, la facturación electrónica supone la digitalización de todas las transacciones comerciales entre empresas —B2B (business to business), en el argot de los negocios—, un empujón para abandonar el papel y entrar de forma definitiva en el entorno telemático.

Algunas compañías muestran reticencias a digitalizar sus procesos por la falta de costumbre de declarar todos sus movimientos y otras por resistirse a abandonar determinadas malas prácticas arraigadas. No obstante, la mayoría opone resistencia por falta de capacidad, y no por desconocimiento.

“La gestión administrativa ha avanzado mucho en digitalización, pero también lo ha hecho la sociedad. Ya no puedes excusarte en que vives en un pueblo remoto y no hay wifi o en que no sabes usar un ordenador. Esto le puede pasar a personas de cierta edad y muy próximas a jubilarse, pero la mayoría de la gente del sector empresarial es de mediana edad y la brecha digital no es una justificación”, apunta Pinedo.

Sucede lo mismo con el control horario. Iba a realizarse obligatoriamente de forma digital ya este 2026 pero también ha quedado a la espera y, mientras tanto, sigue aceptándose en papel.

“Es fundamental que las empresas cumplan con el registro horario de los trabajadores. Es lo primero que se va a solicitar en una Inspección de Trabajo, pero muchas de ellas lo siguen haciendo en papel. Lo ideal sería hacerlo ya de forma digital, y es lo que recomendamos a nuestros clientes”, confirma Luis Sainz, de Asesores Unidos.

“La digitalización del control horario ha dado muchos problemas. En un principio, todo el mundo introdujo la huella digital como fichaje, pero resultó conflictivo porque vulneraba la Ley de Protección de Datos. Al final, la gente ha ido buscando otras opciones, como introducir claves digitales”, detalla Sainz al abordar el camino recorrido por este sistema que también ha quedado en el aire.

Abocados a externalizar

El principal problema radica no tanto en la forma que van tomando las nuevas iniciativas, sino en el volumen y en la dificultad que presentan los procesos, teniendo en cuenta que son muchas y muy diversas las nuevas normas en materia de digitalización, que también afectan a áreas como el control de riesgos laborales, las certificaciones ambientales o los protocolos antiacoso.

Tanto se han elevado los estándares que deben cumplir las empresas y tan frecuentes son los cambios, que para muchas ya es imposible asumir la carga burocrática y se ven obligadas a externalizar estos servicios, algo que pone en riesgo a las más pequeñas y a los autónomos, actores mayoritarios del tejido empresarial cántabro.

“La profesionalización de la gestión empresarial es evidente. Las empresas de mayor tamaño pueden tener un departamento o a una persona en exclusiva dedicada a este tema. Las de menor tamaño no pueden asumir este coste ni dedicar a ello a una persona de la plantilla. Un empresario que se dedica a la fontanería no puede perder el tiempo presentando 200 modelos de documentos, así que se ve obligado a delegar este servicio en terceros”, apostilla Sainz.

Ambos profesionales reconocen que sus asesorías registran un aumento de clientes, y también coinciden en que en nada ayudan a la sobrecarga de trámites los continuos pasos hacia delante y hacia atrás de las administraciones públicas. “La constante modificación de la normativa obliga a estar muy al día, y eso lo tiene que hacer un profesional, pero son las empresas las que asumen esos costes”, concluye el asesor.

Para poder medir el impacto real que tendrán estas nuevas medidas habrá que esperar a que su entrada en vigor sea definitiva, y aunque el retraso puede aliviar tensiones a corto plazo, el cambio de funcionamiento se acabará imponiendo.