La gestión de nóminas consiste en procesar las nóminas de los empleados (salarios, comisiones, deducciones, etc.), cumplir la normativa laboral y mantener la documentación adecuada de un negocio. Es importante que las empresas aprendan a gestionar estos documentos con eficacia, porque afecta directamente a la salud financiera de todos.

Gestionar las nóminas puede ser un proceso complejo, enrevesado y confuso, incluso para quienes lo llevan haciendo años, si no se hace con eficacia. Tanto si acabas de empezar a gestionar las nóminas como si llevas años haciéndolo, siempre hay margen de mejora.

Hemos consultado con Endalia, expertos en digitalización de Recursos Humanos con un destacado servicio de gestión de nóminas, para crear esta guía, donde examinaremos estrategias y soluciones para ahorrar tiempo, dinero y molestias.

¿En qué consiste gestionar las nóminas?

La gestión de nóminas es un proceso mediante el cual una empresa paga a sus trabajadores. Aunque así dicho parece sencillo, en realidad esto incluye desde el seguimiento de los salarios, los sueldos por hora, las deducciones, las prestaciones de los empleados, el procesamiento de los pagos, hasta el cumplimiento de las obligaciones fiscales.

Es esencial que los empresarios conozcan los entresijos de sus leyes y requisitos. La gestión de las nóminas puede consumir mucho tiempo, sobre todo a las pequeñas empresas: se calcula que, de media, el 35% del tiempo de un equipo de Recursos Humanos se dedica a gestionar las nóminas de sus empleados y a corregir errores en los registros de nóminas.

Una gestión eficaz de las nóminas es vital para que tus empleados cobren a tiempo, con precisión y seguridad. También puede proporcionar a tu empresa la tranquilidad de que todo funciona correctamente y no hay errores de cumplimiento, pago, etc. Por no mencionar que una nómina bien llevada mantiene a los trabajadores contentos y la reputación y estabilidad financiera del negocio bajo control.

Formas de mejorar tu proceso de gestión de nóminas

Debido a la gran cantidad y variedad de información que hay que rastrear, calcular y almacenar, la gestión de las nóminas puede ser un proceso complejo, intrincado y lento. Cada organización tiene su propio conjunto de estrategias para gestionar el procesamiento de las nóminas, pero hay varios consejos que toda compañía puede seguir para ahorrar tiempo y dinero en este elemento esencial de sus operaciones.

Implantar la automatización y la tecnología

Utilizar un software de gestión de nóminas moderno ha eliminado en gran medida la necesidad de complejas hojas de cálculo, tarjetas horarias y relojes para fichar. La automatización del proceso de gestión de nóminas suele suponer un ahorro importante, tanto económico como de mano de obra.

Estos sistemas automatizados también ayudan a eliminar los fallos cometidos al procesar los datos de las nóminas, evitando costosos errores que dan lugar a salarios perdidos y retenciones fiscales incorrectas. Además, la mayoría de los servicios autogeneran informes después de cada periodo de pago, con lo que actualizar la información de los empleados es muy fácil.

Crear un calendario de nóminas

Un calendario de nóminas actualizado y gestionado comunica eficazmente a los empleados cuándo deben esperar que se les pague, cuándo vencen los fichajes, y el resto de información relevante sobre las nóminas y sus responsabilidades dentro de la organización. Además, un calendario de nóminas ayuda a mantener al personal de gestión de nóminas al tanto de los plazos y a planificar las próximas tareas.

La mayoría de los sistemas automatizados de nóminas pueden generar un calendario basado en la información proporcionada para facilitar este proceso.

Contratar a un experto en soluciones de nóminas

A menudo, el tiempo, el esfuerzo y el coste de procesar las nóminas pueden evitarse confiando tus necesidades a un proveedor de servicios de gestión de nóminas de probada eficacia. Resulta vital poder confiar en el proveedor de este servicio, pues como hemos indicado anteriormente, una mala gestión de las nóminas acarrea muchos problemas.

Los servicios expertos en gestión de nóminas pueden proporcionar a tu organización todas las herramientas y soluciones de gestión que necesitas para procesar eficazmente las nóminas tú mismo o, si lo prefieres, puedes dejar la gestión completa en sus manos.

¿Cómo beneficia a tu empresa un sistema de nóminas eficiente?

Las empresas modernas suelen optar por un software digital automatizado de seguimiento de nóminas para simplificar la recopilación de información y proporcionar transparencia del proceso de nóminas entre la organización y sus empleados. Además, un número significativo de empresas trabaja con empresas de gestión de nóminas para que se ocupen de las molestias por ellas.

Gracias a estos servicios de gestión de nóminas especializados, podrás:

• Aumentar la precisión de las nóminas y los gastos empresariales.

Incluso un mínimo error de cálculo en las nóminas puede dar lugar a pagos incorrectos, perjudicando la retribución del empleado o costando a la empresa gastos innecesarios.

• Eliminar los errores y reducir el trabajo manual.

Gracias a las soluciones automatizadas de nóminas, puedes disfrutar de la ventaja de saber que todo se ha calculado y ordenado correctamente.

• Facilitar la declaración de impuestos y el cumplimiento de la normativa.

Un sistema automatizado de nóminas te ayuda a estar al día con el complejo papeleo legal que debes cumplir.

Como has podido comprobar, utilizar un software de gestión de nóminas o externalizar esta tarea por completo te permite aumentar la eficiencia de este proceso, ahorrando tiempo y dinero.