Software a medida, estandar o solución híbirda; ¿Qué es lo que se quiere para una empresa?

En el entorno actual, donde casi todo pasa por un sistema digital, elegir bien el software con el que trabaja una empresa puede tener un importante impacto en su proceso de crecimiento.

A grandes rasgos, las empresas pueden optar por soluciones estándar —rápidas de implementar y con funcionalidades comunes— o apostar por un desarrollo a medida que encaje con la forma de trabajar del negocio.

Las soluciones estándar suelen ser un buen punto de partida, pero cuando los procesos se vuelven más concretos o el crecimiento exige más control, ese modelo empieza a quedarse corto. Es ahí donde el software a medida gana sentido: permite adaptar cada funcionalidad al contexto de la empresa y evolucionar sin limitaciones.

También existe una vía intermedia: combinar ambos enfoques. Es decir, aprovechar herramientas estándar para ciertas funciones y construir módulos a medida allí donde el negocio requiere una solución más concreta. Esta combinación permite aprovechar la rapidez del despliegue inicial sin renunciar a la personalización ni a la flexibilidad a largo plazo.

Para profundizar en cómo se toma esta decisión y qué implica realmente optar por un desarrollo a medida, hemos hablado con Guillem Puey, CEO de app2U, empresa de desarrollo de apps y software a medida para empresas situada en Sant Cugat del Vallès (Barcelona) y que comparte su visión sobre el papel del software a medida en el crecimiento de las empresas y cuándo tiene sentido apostar por él.

Desde su experiencia, ¿cuáles son las principales ventajas y limitaciones del software estándar en el entorno empresarial?

Las ventajas que se pueden encontrar en una solución de software estándar residen sobre todo en una baja inversión inicial y en su puesta en marcha generalmente inmediata. 

Hoy en día un buen SaaS debe superar puntos de fricción como su rápida implantación y un precio competitivo que suele ser por suscripción para poder hacer frente a las necesidades actuales del mercado. 

Por otro lado, las limitaciones que un software estándar presentan se basan precisamente en su modelo de negocio. 

Una solución estándar o un SaaS está desarrollado de forma que no puede adaptarse a necesidades o requerimientos concretos que las empresas puedan precisar. La solución es la que es, y como cliente, debes adaptarte a lo que se ofrece y no al revés. 

Por tanto, a menudo encontramos con funcionalidades dentro de la solución que están ahí, por las que se invierte, pero que ni siquiera se usan porque no son necesarias para la actividad de la empresa. 

Otra limitación es la dependencia del proveedor. Si la herramienta presenta errores, deja de ofrecer soporte o incluso cesa su actividad, el cliente se ve afectado por un problema crítico e inesperado sobre el cual no tiene responsabilidad, pero que igualmente debe resolver con urgencia para no comprometer la operativa del negocio.

Por último, y no menos importante, existe la limitación de la nula diferenciación competitiva al disponer de una herramienta que también puede estar usando la competencia. 

¿En qué casos considera que el desarrollo de software a medida para empresas es la mejor opción?

El software a medida abarca un amplio abanico de posibilidades de desarrollo para ayudar a las empresas a solucionar sus problemas de operativa 

Después de años de experiencia en el sector, se puede concluir que los casos en los que el desarrollo e implantación de una solución de software a medida para una empresa es la mejor opción son los siguientes: 

Necesidad muy concreta: cuando la empresa precisa de una solución que resuelva un problema muy específico y que, dicha solución, no exista y deba desarrollarse desde cero.

Cuando el software estándar no llega: cuando la empresa lleva un tiempo confiando en un software estándar pero se da cuenta de que ha llegado a un punto donde la solución no le ofrece el 100% sus requerimientos.

Necesidad de integrar diferentes sistemas: a menudo las empresas trabajan con varias herramientas de software que al no estar conectadas entre ellas se convierte en un problema. Una solución a medida es sin duda la mejor opción para solventar eso.

Encontrar la diferenciación competitiva: es normal que las empresas quieran ofrecer a sus clientes algo más que sus competidores. La opción a medida da la posibilidad de poder dar a los clientes justo lo que necesitan y diferenciarse así de tu competencia. 

¿Cómo se equilibra la relación entre coste y beneficio al optar por una solución personalizada en comparación con una estándar?

​​El equilibrio entre coste y beneficio depende en gran medida de la situación y las necesidades de cada empresa.

Una solución estándar puede ser más económica a corto plazo, pero también más limitada en cuanto a flexibilidad y adaptación. En cambio, una solución a medida suele requerir una inversión inicial mayor, aunque el retorno viene dado por la mejora en la eficiencia, la integración con los procesos internos y la reducción de tareas manuales o errores que se producen al tener herramientas desconectadas.

En nuestra experiencia, el verdadero equilibrio no está en comparar solo el coste inicial, sino en valorar el impacto a medio y largo plazo: cuánto tiempo se ahorra, cuántos procesos se optimizan y cuánto valor aporta al negocio disponer de una herramienta que encaja exactamente con la forma de trabajar de la empresa.

Cuando una solución estándar se adapta mal o requiere múltiples parches, el ahorro inicial desaparece rápidamente. Por eso, una solución a medida es una inversión estratégica más que un gasto tecnológico.

¿Cuáles son los desafíos más comunes que enfrentan las empresas cuando deciden desarrollar software a medida?

Uno de los retos más comunes con los que encontramos al empezar a colaborar con una empresa para el desarrollo de una solución de software se encuentra en la traducción de la idea inicial que tiene el cliente a una aplicación técnica funcional. 

Ya sea porque los requerimientos no están debidamente definidos o no se han pensado desde una lógica digital, es habitual que exista una distancia entre la visión del cliente y cómo se traduce eso a una solución de software.

Lógicamente, otro aspecto a tener en cuenta es la inversión inicial que un desarrollo a medida requiere y también el tiempo que precisa. Vivimos en un mundo donde todo se quiere para ayer, y el desarrollo de software requiere sus tiempos y, según la complejidad del proyecto, pueden pasar desde unas semanas hasta varios meses hasta disponer de una aplicación que funcione según lo acordado con el cliente.

Otro aspecto que las empresas no deben pasar por alto es que el software a medida, así como el estándar, también requiere mantenimiento, soporte y actualizaciones. Hay casos de aplicaciones que se habían quedado obsoletas porque no habían tenido ningún tipo de seguimiento después de su implantación, lo que acaba siendo contraproducente y suele implicar nuevas inversiones no previstas para poner la solución al día. 

Existen modelos híbridos que combinan software estándar con desarrollos a medida. ¿Cuándo recomienda esta opción y qué ventajas ofrece?

Los modelos híbridos son, en muchos casos, la mejor opción para las empresas.

Cuando un software estándar cubre gran parte de las necesidades pero se queda corto en puntos clave, la solución pasa por desarrollar componentes a medida que se integren con él. De esta forma, se aprovecha la estabilidad, el soporte y las funcionalidades comunes que ya ofrece la herramienta estándar, mientras se extiende su alcance con desarrollos específicos que resuelven lo que el software original no contempla.

Este enfoque permite evolucionar el sistema de forma gradual: se puede empezar con la solución estándar e ir incorporando módulos a medida, a medida que el negocio crece o aparecen nuevas necesidades, sin tener que sustituir todo el sistema.

Además, aporta flexibilidad, ya que la empresa puede mantener lo que funciona del estándar y personalizar solo aquello que realmente genera valor o diferencia competitiva.

En definitiva, un modelo híbrido ofrece el equilibrio entre coste, rapidez de implantación y capacidad de adaptación, asegurando que la tecnología acompañe al negocio sin imponerle limitaciones.

Muchos expertos coinciden en que el software estándar puede cubrir hasta el 80% las necesidades de una empresa, mientras que el desarrollo a medida se encarga del 20% restante.

¿Cómo se aborda este 20· adicional en términos de desarrollo e integración?

El desarrollo de ese 20% adicional se aborda como cualquier otro proyecto de software, comenzando por una fase de definición muy precisa de las necesidades del cliente. A partir de ahí, se evalúa la viabilidad técnica de la solución y se ejecuta el proceso. Como es lógico, es importante conocer bien el software estándar ya implementado y mantener una comunicación constante con el cliente para evitar malentendidos y desajustes tanto en tiempos como en inversión.

Ese 20% suele concentrar los procesos más específicos o diferenciales de cada empresa, y es justamente donde el desarrollo a medida aporta más valor. La estrategia pasa por construir módulos o servicios propios que se integren con el software estándar mediante sus APIs o mecanismos de intercambio de datos. De esta forma, ambos sistemas funcionan de manera coordinada, sin duplicar información ni romper la coherencia de los procesos.

En la práctica, esto significa desarrollar únicamente las partes que el software estándar no cubre —como un flujo interno, un cálculo particular o una automatización concreta— y hacer que se comuniquen con el sistema principal de forma transparente para el usuario.

Este enfoque permite aprovechar la estabilidad y el soporte del software estándar, a la vez que se gana flexibilidad para adaptar la solución a la realidad del negocio, manteniendo el control sobre su evolución futura.

¿Cómo influye la escalabilidad en la elección entre software estándar y a medida?

En una solución estándar (SaaS), escalar es rápido, pero el coste suele crecer por tramos: más usuarios, más módulos o más límites de uso. Al principio puede ser eficiente, aunque a medida que el negocio crece, las licencias y los “add-ons” pueden aumentar considerablemente sin ofrecer una mejor adaptación al proceso. Además, la empresa depende de las limitaciones, los cambios y las mejoras que el proveedor decida aplicar, lo que puede afectar la evolución del sistema o su integración con otros entornos.

En una solución a medida, la inversión inicial es mayor, pero el crecimiento se gestiona de forma más controlada. Se puede decidir dónde invertir, optimizar los recursos y evitar pagar por funcionalidades que no se utilizan.

Por eso, cuando una empresa prevé un crecimiento sostenido, conviene analizar si el coste y las limitaciones de escalar con un SaaS siguen teniendo sentido o si resulta más adecuado un enfoque a medida o híbrido que mantenga los costes y la evolución tecnológica más alineados con la realidad del negocio.

Desde su experiencia en app2U, ¿qué sectores o tipos de empresas pueden beneficiarse más del desarrollo de software personalizado?

Cualquier empresa puede beneficiarse de un desarrollo a medida cuando sus procesos, flujos de trabajo o necesidades dejan de encajar con lo que ofrece un software estándar.

El punto clave no es el sector, sino el nivel de complejidad operativa y la importancia del control sobre el propio sistema. Cuando la herramienta deja de adaptarse al negocio y es el negocio el que debe adaptarse a la herramienta, es el momento de valorar una solución personalizada.

El desarrollo a medida permite automatizar procesos específicos, integrar sistemas que no se comunican entre sí y ofrecer experiencias adaptadas tanto a los equipos internos como a los clientes. En definitiva, aporta flexibilidad y control para que la tecnología evolucione al ritmo que marca la empresa y no al revés.

En términos de seguridad y cumplimiento normativo, ¿qué diferencias clave existen entre las soluciones estándar y el software a medida?

La principal diferencia está en el nivel de control que se tiene sobre la solución.

En un software estándar, especialmente en formato SaaS, la seguridad y el cumplimiento dependen en gran parte del proveedor. Suelen cumplir con normativas generales como el RGPD o disponer de certificaciones ISO, pero el cliente a menudo tiene poco margen para decidir dónde se alojan los datos o qué medidas adicionales aplicar.

En cambio, una solución a medida permite definir por completo la arquitectura de seguridad: desde el alojamiento en un cloud privado o en servidores propios, hasta el acceso mediante VPN o redes internas restringidas. También se pueden establecer políticas de cifrado, trazabilidad o retención de datos adaptadas a los requisitos del negocio.

Por eso, cuando la seguridad o el cumplimiento normativo son factores críticos, el software a medida ofrece una flexibilidad y un nivel de control que difícilmente puede igualar una solución estándar.

Mirando hacia el futuro, ¿cuáles son las tendencias tecnológicas más relevantes en el desarrollo de software a medida para empresas?

La tendencia más clara es la incorporación de la inteligencia artificial en dos planos distintos.

Por un lado, como parte del propio software, permitiendo automatizar procesos, analizar grandes volúmenes de información o crear nuevas formas de interacción con el usuario. Cada vez veremos más aplicaciones que integran IA para tomar decisiones, asistir en tareas o generar contenido de forma contextual.

Por otro lado, la IA también está transformando el proceso de desarrollo. Las herramientas de asistencia al programador, la generación automática de código y los sistemas de análisis inteligente están cambiando la forma en que se diseñan, prueban y mantienen las soluciones. Esto acelera los tiempos de entrega y mejora la calidad final del producto.

En definitiva, la IA no solo será una funcionalidad más dentro del software, sino una parte esencial tanto de cómo se construye como de cómo se usa.

Conclusiones

La digitalización avanza rápido, y con él, la forma en que las empresas deben decidir qué herramientas incorporar en su día a día. Las soluciones estándar seguirán siendo una buena opción para quienes buscan rapidez y bajo coste inicial, pero cada vez más compañías se dan cuenta de que su crecimiento depende de disponer de sistemas que encajen con su forma de trabajar.

El software a medida permite precisamente eso: construir herramientas que evolucionan al ritmo del negocio, integran procesos, eliminan tareas manuales y ofrecen un control total sobre la operativa y la seguridad. Y cuando se combinan con soluciones estándar en modelos híbridos, aportan lo mejor de ambos mundos: eficiencia, flexibilidad y sostenibilidad tecnológica a largo plazo.

Como hemos visto en la entrevista con el experto, el valor del desarrollo a medida no está solo en la tecnología, sino en cómo esta se adapta a cada empresa para acompañarla en su crecimiento y darle ventaja competitiva en un entorno cada vez más digital.