Cómo sacarle jugo a las reuniones
La causa principal por la que fracasan muchas reuniones es por no haber sido preparadas suficientemente. No están claros los objetivos, no hay un orden del día, son demasiado largas y hay interrupciones externas.
La ventaja de la reunión es que los colaboradores se sienten motivados, al participar en la organización y control de su propio trabajo. El contribuir con aportaciones personales contribuye a la integración de la persona en un equipo. Por lo tanto, son útiles. Basta con que las prepare con tiempo.
Antes de celebrar una reunión pregúntese qué objetivo quiere lograr y si es el mejor medio para lograrlo. Luego elabore el orden del día. No cometa el error de hacerlo en términos breves y vagos. En lugar de eso, acompañe cada punto, por ejemplo, con la apostilla de «para informar» o «para decidir», de manera que los asistentes sepan hacia donde se dirigen. No olvide incluir en la orden del día la hora final de la reunión. Entregue con la convocatoria la información necesaria para el buen desarrollo de la misma.
Convoque sólo a las personas necesarias; a quienes tienen posibilidad de aportar algo, conocen el problema o son especialistas en la materia. El número idóneo es de 6 a 8 personas, pero en cualquier caso convoque siempre a quien considere necesario. Siéntelas de manera que todas se puedan ver y escuchar con facilidad. Lo mejor para eso son las mesas ovaladas.
Es importante comenzar con puntualidad; de lo contrario, todo el mundo se acostumbrará a pensar que comienzan siempre quince minutos tarde.
La productividad de una reunión desciende si dura más de dos horas. Si el objetivo no se ha logrado al término de la misma podemos preguntar a los presentes si pueden quedarse un rato más o fijar una nueva fecha en la que todos puedan continuar. Toda reunión debe llegar a su fin una vez alcanzado el objetivo aunque no hayamos llegado a la hora final indicada. Si no se ha elegido de antemano un secretario de reunión, que se encargue de anotar lo más relevante y levantar un acta final de la reunión, deberá hacerlo nada más iniciarla.
Comience la reunión con temas suaves de introducción, pase luego a los temas principales y deje para el final los de menor importancia, de manera que si el tiempo se acaba, no importe dejarlos para otra ocasión.
Durante la reunión fomente las ideas originales. Una buena reunión es un intercambio cruzado de ideas y el papel del líder consiste en guiar, mediar, estimular y resumir, pero dejando que los asistentes se expresen libremente. Recuerde que una vez que una persona de autoridad se haya pronunciado sobre un tema, los miembros que ocupan un lugar más bajo en la jerarquía de la organización pueden sentirse inhibidos.
A lo largo de la reunión conviene ir resumiendo los puntos tratados y recordar las conclusiones. Después se establecerá un plan de acción: qué hay que hacer, quién lo tiene que hacer y para cuándo lo tiene que hacer.
Al final del encuentro agradezca la participación. Levante un acta de la reunión y envíela a los asistentes.
En definitiva, dirigir bien una reunión es toda una habilidad directiva, prepárela siempre con tiempo, tenga claros sus objetivos, evalúe las reuniones una vez finalizadas y nunca deje en ridículo a un participante.
