Más reuniones y menos macrocitas

Han transcurrido ya siete años pero todavía hay ginecólogos que recuerdan aquella noche que pasaron en Santander, invitados a un congreso nacional para médicos de su especialidad. Nada más acabar la cena, bajaron las escaleras del Palacio de Exposiciones y Congresos y allí les aguardaban gangsters provistos de pistolas, cigarreras, exuberantes cabareteras y otros pintorescos personajes que poblaban los casinos clandestinos americanos en los años veinte. Apenas recuperados del susto inicial, los asistentes recibían dinero de plástico para poder jugar a la ruleta o pujar por regalos tan suculentos como una pata de jamón durante una hora y media.
Aquella fiesta inolvidable le costó unos 30.000 euros a los organizadores que, además de ambientar la sala y contratar y caracterizar a los actores, tuvieron que traer croupieres profesionales y la compañía de ballet de una televisión para cumplimentar a sus invitados.
Hoy, un evento similar en Santander sería impensable porque, como aclara el jefe del departamento de Congresos de Viajes Altamira, la empresa organizadora de aquel encuentro nacional de Ginecología, el gasto en programas sociales se ha reducido mucho en los últimos años. No solo en los actos lúdicos o en los grandes fastos, sino también en las excursiones y almuerzos: “Si antes un congreso celebraba dos cenas importantes, ahora sólo hace una o la sustituye por un cóctel, para que el precio del cubierto cueste la mitad”, apunta Jesús Delgado.
Gema Martínez, responsable de Afid, otra de las firmas cántabras con mayor experiencia en la organización de eventos, confirma que la mayoría de los encuentros que se celebraron en Santander el año pasado se limitaron a la exposición comercial y a las conferencias. Y es que, al deseo de ajustar el presupuesto, se añade el acuerdo tácito de no hacer ostentación en tiempos de crisis, evitando cualquier gasto que pueda considerarse superfluo.
El cambio en el código deontológico de la industria farmacéutica, uno de los principales patrocinadores de los eventos sanitarios también ha perjudicado bastante a las organizadoras de eventos, al establecer un cupo de gasto por invitado: “Las farmacéuticas se han vuelto mucho más restrictivas en los gastos: sólo se hacen cargo de la inscripción del curso y del alojamiento, pero ya no destinan dinero a lo que no tenga una justificación científica”, explica Delgado.
Nieves Collantes, fundadora junto a Ana Bellota de Aforo, una empresa especializada en la organización de eventos para sociedades científicas nacionales que dispone de su propia agencia de viajes, confirma que el primer cambio importante tuvo lugar cuando el sector médico decidió recortar los programas alternativos con los que obsequiaba a los acompañantes de los congresistas: “La sociedad había cambiado y lo más probable era que la pareja trabajara o que no tuviera tiempo de acudir con ellos”, dice.
No obstante, entre la cuota de inscripción, el hotel y otros gastos relacionados con su asistencia a un evento (restaurantes, tiendas, taxis y otros desplazamientos…), cada turista de congresos dejó el pasado año unos 723 euros en la ciudad, según calcula el Convention Bureau municipal.

Encuentros profesionales más reducidos

Santander, ciudad de congresos? Quizá sería más correcto decir de cursos, jornadas y seminarios. Siguiendo la tendencia general de este mercado, la capital cántabra está acogiendo un menor número de eventos multitudinarios pero más encuentros profesionales con una lista de asistentes limitada.
Por ese motivo, y al margen de la suspensión de algunas convenciones de empresa, que por la mala coyuntura económica descendieron un 12% durante 2009, los resultados para el sector no han sido tan negativos como cabía esperar, ya que el turismo de congresos ha generado más de 36 millones de euros para la ciudad y alrededor de 146.000 pernoctaciones. En ambos casos, un 3% más que el año anterior.
Entre congresos, convenciones y seminarios, en 2009 Santander acogió 378 eventos, un 6% menos que 2008 y, aunque el número de grandes encuentros se haya visto reducido, ha crecido ligeramente el computo final de delegados y congresistas, que ascendieron a 55.000.
Las empresas o asociaciones nacionales que cuentan con una delegación local son las más proclives a escoger Santander para sus celebraciones, ya que aquí obtienen mayor resonancia que en grandes ciudades, donde sus actos pasan desapercibidos entre el centenar de actividades que se organizan de forma simultánea. No obstante, la ciudad también ha sido testigo de eventos internacionales tan destacados como el Congreso de Inteligencia Emocional convocado por la Fundación Botín o el Congreso Mundial de Forja de Sidenor, que convirtió el Palacio de Exposiciones de Santander en una auténtica Torre de Babel, con invitados de una treintena de países distintos.
Los meses de mayo, junio y septiembre siguen siendo los preferidos para la celebración de eventos y el buen tiempo favorece que muchos de los asistentes prolongue su estancia entre dos y cuatro días, algo que el sector hostelero agradece profundamente.

La restauración, el capítulo más caro

Precisar de antemano el coste de organizar un congreso en Santander es poco menos que imposible. Desde los 45.000 euros que puede costar una reunión de dos días para unas 150 personas hasta los 120.000 euros que se necesitan –como mínimo– para reunir a 300, el abanico de presupuestos es amplísimo, ya que depende de múltiples factores, entre otros, la sede elegida, la cartelería o el personal contratado para atenderlo.
La partida más gravosa, según el jefe de congresos de Altamira, Jesús Delgado, es la correspondiente a la restauración (comidas y cenas), seguida de las invitaciones, ya que hay citas que han reunido en Santander hasta 80 ponentes distintos que, en función de su caché profesional y de sus gastos de desplazamiento, pueden llegar a percibir hasta 12.000 euros por su asistencia.
Costes relevantes son también los producidos por la cartelería y el alquiler de las sedes. La opción más cara es la sala Argenta del Palacio de Festivales y la más económica, el salón de un hotel. De hecho, ésta fue la opción elegida por el 30% de los encuentros celebrados el año pasado, seguida del Palacio de la Magdalena, el de Exposiciones y los salones de la Universidad.
Casi todas las compañías consultadas coinciden en que Santander no puede considerarse una ciudad cara, pero tampoco barata: “Por precios, se encuentra en la zona media de la tabla, por debajo de las grandes (Madrid, Barcelona o Valencia) pero muy por encima de otras como Huesca o Zamora, que casi lo regalan”, dice Delgado.

Buena candidata

La mejora de las comunicaciones en los últimos años, gracias a la aerolínea de bajo coste Ryanair y la entrada en servicio del tren Alvia, de alta velocidad, han contribuido a situar a Santander en el mapa. Y, una vez aquí, como sostiene la responsable de Afid Congresos, la relación calidad-precio resulta adecuada: “Los hoteles son buenos; se come bien y es una región propicia para hacer excursiones”, señala Martínez. La única pega que le encuentra esta profesional es la carencia de instalaciones capaces de acoger eventos para más de mil personas y las dificultades para desarrollar, en salas paralelas, varias actividades a la vez. Por ejemplo, uno de los lugares que más interés concitan fuera de nuestras fronteras, el recinto de La Magdalena, sólo puede acoger a unas 90 personas en el Palacio y a unas 350 en el Paraninfo.
La misma sensación la comparte Nieves Collantes, de Aforo, que considera que Cantabria debería mejorar sus infraestructuras si quiere acoger más eventos, e incluso construir un nuevo palacio de congresos para competir con los que se están construyendo en ciudades como Burgos, Oviedo o Logroño, que son más amplios y modernos.
La cofundadora de Organniza, una empresa joven pero que fue responsable de uno de los grandes eventos celebrados en la ciudad, el congreso internacional de artroscopia de cadera de 2009, comparte esta misma queja sobre las limitaciones de espacio de las sedes pero añade otra, igual de preocupante: “Faltan medios técnicos y aulas de trabajo adaptadas en los hoteles y espacios públicos municipales”, lamenta Noelia Espinosa, lo que obliga a subcontratar recursos audiovisuales o servicios como la traducción simultánea y, en consecuencia, encarece el coste final del evento.
Afortunadamente, en tres cuartas partes de las convenciones celebradas en España hay menos de 600 delegados, así que los hoteles e infraestructuras de Santander suelen resultar proporcionados a la dimensión de los eventos.
Los congresos más numerosos celebrados hasta el momento –los de médicos de atención primaria (Semergen), CONAIF o el Nacional de Oftalmología– han elegido como sede el Palacio de Exposiciones, donde los espacios llegan hasta los 2.600 m2 y son muy versátiles, ya que permiten hacer distintos montajes en función del tipo de eventos: convenciones, ferias, banquetes, etc.

Futuro incierto

2009 no fue un año de grandes congresos y las firmas organizadoras han sido las primeras en notarlo. En empresas como Afid, las citas multitudinarias del año anterior, como el Congreso mundial de Forja o el de la Sociedad Española de Astronomía, han dado paso a actos más reducidos y, en Altamira, admiten “haber aguantado el tirón” con encuentros como el que reunió a 300 abogados para hablar sobre el derecho de extranjería.
Aunque el tamaño encoja y el presupuesto se resienta, no dejarán de celebrarse eventos durante los próximos años y muchos profesionales confían en las posibilidades de Cantabria para potenciar las estancias de negocios que ayuden a desestacionalizar el turismo. Al menos, así piensa Noelia Espinosa, que hace solo dos años fundó Organniza junto a su hermana Ana, convencidas de este potencial: “La clave es que las instituciones públicas trabajen unidas para compartir eventos en los que se vuelque toda la ciudad”, opina.
Los promotores de congresos cierran los programas con mucha antelación, lo que hace suponer que este año tampoco será especialmente bueno ya que, hasta el momento, solo se han registrado unas cincuenta citas. De todos modos, nadie parece estar dispuesto a dejar que el pesimismo se instale: “Este año habrá un reajuste en el sector, pero no una crisis. La facturación disminuirá pero no porque haya menos reuniones sino porque serán más austeras”, afirma la directora del Palacio de Exposiciones, Ana Cavada. Algo que no deja de ser una oportunidad para sacar a relucir toda la imaginación de la que son capaces y salir reforzados.