Inicio de actividad autónoma en un coworking; checklist legal imprescindible
Cada vez más profesionales eligen espacios como Ilcoworking para iniciar su actividad como autónomos, aprovechando sus ventajas en flexibilidad, ahorro de costes y oportunidades de networking. No obstante, antes de formalizar este paso, resulta esencial conocer las obligaciones legales y fiscales que implica desarrollar una actividad profesional desde un coworking. El siguiente checklist recopila los aspectos clave que deben cumplirse conforme a la normativa vigente en España.
Alta en hacienda y seguridad social
El inicio de la actividad requiere tramitar el alta en Hacienda mediante la presentación del modelo 036 o 037, indicando el epígrafe del Impuesto sobre Actividades Económicas (IAE) correspondiente a la actividad. Este documento permite definir el domicilio fiscal —que puede establecerse en el propio coworking— y el régimen de IVA y retenciones aplicables. Paralelamente, debe formalizarse el alta en el Régimen Especial de Trabajadores Autónomos (RETA) en la Seguridad Social, trámite que puede realizarse hasta 60 días antes del inicio efectivo. Desde 2023, la cuota de autónomos se calcula en función de los ingresos netos declarados, con un sistema de tramos progresivos. Ambas gestiones pueden realizarse de forma telemática a través de los portales de la Agencia Tributaria y la Seguridad Social.
Elección del epígrafe del IAE
La elección del epígrafe determinará tanto la fiscalidad aplicable como las obligaciones de retención de IRPF en las facturas emitidas. Por ejemplo, quienes inicien la actividad pueden aplicar una retención reducida del 7% durante los tres primeros ejercicios. En caso de dudas sobre la clasificación correcta, se recomienda recabar el asesoramiento de un profesional especializado.
Contrato de uso del coworking
Para acreditar la deducción de los gastos vinculados al uso del espacio, resulta imprescindible formalizar un contrato con la empresa que gestiona el coworking. Este documento debe reflejar la identificación de las partes, la descripción de los servicios contratados, el importe mensual, la duración, las condiciones de cancelación y la responsabilidad sobre el uso del espacio. Asimismo, la factura emitida por el coworking debe figurar a nombre de la persona autónoma para que el gasto sea deducible fiscalmente.
Domicilio fiscal
El coworking puede establecerse como domicilio fiscal, siempre que su utilización sea efectiva. La Agencia Tributaria puede requerir comprobantes que demuestren que la actividad profesional se desarrolla en dicho espacio (asistencia continuada, conexión a internet, uso de salas, etc.). También es aconsejable confirmar que el coworking ofrezca la gestión de recepción de notificaciones oficiales.
Obligaciones fiscales periódicas
De forma trimestral, será necesario presentar los modelos 130 o 131 (IRPF), el modelo 303 (IVA) y, en su caso, los modelos 111 (retenciones a profesionales) y 115 (retenciones de alquiler). Además, la normativa establece la obligación de presentar declaraciones informativas y resúmenes anuales, como el modelo 390, el 347 y la declaración de la renta. La conservación de facturas y justificantes durante un periodo mínimo de cuatro años resulta indispensable en caso de inspección.
Protección de datos
En aquellas actividades que conlleven el tratamiento de datos personales de clientes o proveedores, es obligatorio cumplir con el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD). Este cumplimiento implica disponer de cláusulas informativas, un registro de actividades de tratamiento y medidas básicas de seguridad que garanticen la confidencialidad y la protección de la información.
Contratos con clientes
La formalización de contratos de prestación de servicios constituye una buena práctica profesional que contribuye a definir con claridad los términos del encargo, los plazos de ejecución, los honorarios y las cláusulas de confidencialidad. Alternativamente, los presupuestos aceptados por escrito o mediante correo electrónico pueden resultar válidos si no se elabora un contrato específico.
Seguro de responsabilidad civil
Aunque su contratación no es obligatoria en todos los sectores, disponer de un seguro de responsabilidad civil profesional aporta una cobertura adicional ante posibles reclamaciones económicas derivadas de la actividad profesional. Este seguro resulta especialmente recomendable en actividades que puedan ocasionar daños patrimoniales a terceros, como asesoría, consultoría, arquitectura, tecnología o marketing.
Contar con un servicio de asesoramiento especializado y disponer de un espacio profesional como Ilcoworking facilita el cumplimiento de estos requisitos, optimiza tiempos de gestión y permite enfocar los esfuerzos en el desarrollo de la actividad de manera segura y ordenada. Ilcoworking ofrece un servicio integral de asesoría fiscal, laboral y jurídica, así como soluciones de protección de datos, gestión de notificaciones electrónicas y apoyo en trámites ante la Administración Pública, con el objetivo de que cualquier proyecto profesional pueda iniciarse con plenas garantías de cumplimiento legal y tranquilidad operativa. La elección de un entorno de trabajo profesional contribuye, además, a consolidar una imagen de confianza y a potenciar las oportunidades de crecimiento.
