Grupo Sapientiam indica normativas a tener en cuenta cuando eres presidente de una comunidad de vecinos

Entrevista: “GRUPO SAPIENTIAM: desmontando bulos de normativas en comunidades de propietarios”

Hablamos con Juan Francisco Moreno (administrador de la empresa) y Daniel Santar (director comercial), ambos de la empresa de servicios legales “Grupo Sapientiam”, para aclarar dudas frecuentes sobre temas que conciernen tanto a propietarios como a los administradores de fincas que gestionan sus comunidades y desmontar algunas incorrecciones más comunes relacionados con la gestión legal de las mismas.

¿Qué es lo que más se desconoce a nivel legal en las comunidades de vecinos?

Las dudas que más consultan están relacionadas con la Prevención de Riesgos Laborales, la comunidad es el centro donde trabajan diferentes empresas por lo que requiere cumplir varias normativas, y por desconocimiento hay sentencias y sanciones a comunidades que no se toma en serio.

¿Hay muchas dudas al respecto sobre este tema entre los vecinos?

La gran mayoría de comunidades de propietarios no son conscientes que, aunque no sean empresas, sí asumen obligaciones legales como cualquier otra entidad y deben cumplir con ciertas normativas. Por ponerte un ejemplo, piensan que si contratan a una empresa externa de limpieza, no tienen que preocuparse por nada y que es la empresa la que se tiene que encargar de la prevención de riesgos del empleado, pero la comunidad también tiene responsabilidades en materia de prevención de riesgos y coordinación de actividades laborales en el artículo 24, así como el decreto que lo desarrolla.

Entonces, ¿Si tienen un administrador de fincas, igualmente los vecinos que pertenecen a la comunidad de propietarios deben tener esto en cuenta?

La ley está diseñada para proteger al trabajador de los accidentes de trabajo, pero si dicho accidente ocurre en las instalaciones de la comunidad, la empresa externa no se hace responsable y la comunidad si no cumple con la normativa vigente se verá involucrada en querellas, inspecciones, sanciones que puedan suponer un impacto económico grande para sus cuentas con independencia de tener o no tener administrador de fincas. A nadie le gusta que le digan en junta de propietarios que hay que hacer frente a una derrama porque un trabajador de una empresa externa que hacia labores dentro de la comunidad ha sufrido un accidente y la comunidad no cumple la normativa vigente. El administrador es el que debería informar a los vecinos de la necesidad de cumplir con este tipo de leyes pero también los vecinos interesarse o contratar en sus comunidades una empresa especializada que pueda ayudar a cumplir con estas normativas y evitar sanciones.

¿De qué tipo de sanciones hablamos? ¿Pueden llegar a imponerse si no se cumple con esta normativa? ¿Es algo habitual que las comunidades estén en falta sin saberlo?

Las sanciones varían mucho en función del caso, pero pueden ir desde los 600€ hasta más de 800.000€ en casos en los que haya accidente de trabajo con lesiones de consideración. Llevan muchos años imponiéndose, pero hasta que no ha habido sentencias en firme parece que era un tema menor. Un accidente de trabajo puede darse en cualquier momento y circunstancia, pero si se han realizado las medidas correctas para evitarlas, se contribuye a prevenir accidentes y demostrar que la comunidad está involucrada en evitar estos accidentes. Para ello las comunidades deben contratar al menos el servicio de CAE (Coordinación Actividades Empresariales) y si tiene trabajadores contratados por la propia comunidad también la PRL (Prevención Riesgos laborales). Muchas veces la comunidad desconoce todo este tipo de cosas hasta que ocurre un accidente y llega la sanción, por eso es clave conocer estas normativas y tenerlo todo gestionado con anterioridad.

Sobre la prevención de riesgos laborales: muchas comunidades piensan que no les afecta si no tienen empleados. ¿Qué hay de cierto en eso?

Una comunidad de propietarios que tiene contratado personal propio está obligada como cualquier empresa o entidad con trabajadores a disponer de la Prevención de Riesgos Laborales. Pero si la comunidad no tiene empleados propios, y contratan servicios como pueda ser limpieza, antenistas, ascensores, jardines, extintores… deben asegurarse de que esos trabajadores acceden al edificio en condiciones seguras, eso implica obligaciones en materia de prevención y coordinación y es en lo que Grupo Sapientiam podemos ayudarles.

¿Y qué pueden hacer los vecinos para estar seguros de tener estas normativas que comentas al día y que podéis hacer vosotros por ayudarles a ello?

Lo primero y fundamental es hablar con la administración de fincas y se informen de que normativas debe cumplir una comunidad de propietarios para contratar a una empresa experta para realizarles las gestiones pertinentes.

Sapientiam al ser una consultoría legal aparte de poder asesorar correctamente a los clientes, tenemos las herramientas necesarias para que las comunidades puedan cumplir con sus obligaciones con garantías tanto para ellos como para la administración de fincas. Por ejemplo para la normativa CAE que es obligatoria para casi todas las comunidades del territorio nacional, Grupo Sapientiam tiene una plataforma informática preparada y optimizada para poder enviar toda la documentación obligatoria que deben de intercambiarse tanto la comunidad con los proveedores de servicios de la misma.

¿Y en vuestra lucha para el cumplimiento normativo veis muchas irregularidades al respecto?

Muchas comunidades sin empleados propios están pagando a empresas del sector, el servicio completo de Prevención de Riesgos Laborales, el cual no necesitan. Y lo que realmente necesitan y deben tener es un servicio de Coordinación de Actividades empresariales el cual tienen olvidado y sin realizar, de tal forma que no les vale de nada el desembolso económico que están haciendo

Y también nos encontramos con muchas comunidades que no tienen ningún tipo de servicio contratado ni gestionado en materia de prevención con la responsabilidad que eso les supone, ya que como hemos comentado puede incurrir en cuantiosas multas.

Luego está el clásico: “ya lo tendrán contratado por su cuenta” refiriéndose a la empresa que ha contratado la comunidad para una labor en concreto como pueda ser la limpieza, antenas, mantenimiento… Presuponer que lo tienen todo al día, es erróneo y la responsabilidad subsidiaria sigue siendo de la comunidad aunque lo tengan al día.

Otro error es pensar que el trabajador sólo viene pocas horas, y que por ello es menos importante, pero puede producirse un accidente igualmente.

Pasando al tema de protección de datos, que entiendo es otra norma a cumplir ¿Qué deberían saber las comunidades sobre el uso de cámaras, el manejo de datos de vecinos o proveedores, etc.?

Muchas comunidades no tienen aún la CAE, pero sí están más familiarizados con la Ley de Protección de Datos, pero sigue habiendo un gran desconocimiento entre los vecinos ya que no saben si lo que tienen es correcto. Ellos ven en las cuentas de la comunidad que se les hace un cobro por un servicio que se llama LOPD o RGPD y muchos no se molestan en saber si ese servicio está bien hecho o si ellos como vecinos tienen que hacer algo, las cámaras de grabación muchas veces no están señalizadas, ni ofrecen la información mínima exigible. La comunidad de vecinos, dispone de datos personales constantemente: vecinos, proveedores, cuentas bancarias… todo eso tiene que estar protegido y tratado correctamente conforme al RGPD.

¿En esto también ayudáis a las comunidades y a los administradores o se escapa de vuestro conocimiento?

En Grupo Sapientiam tenemos un equipo experto y especializado también en protección de datos para poder ayudar no sólo a comunidades, sino también a cualquier empresa o institución a cumplir con la normativa española y europea de protección de datos, de hecho ha sido durante muchos años nuestro fuerte y tenemos muchos clientes de ello.

Vamos, que podéis dar servicio y ayudar tanto a empresas como comunidades de propietarios ¿Qué es más complicado?

Sí, llevamos más de 15 años ayudando a clientes de toda España a que comprendan y cumplan las normativas que les atañe al detalle, colaboramos con muchas asesorías laborales y administraciones de fincas de España para que sus clientes estén bien asesorados y tengan sus cumplimientos normativos al día con nosotros, tanto por la calidad y garantía que da nuestro servicio como por el precio económico que podemos ofrecerle.

¿Crees que hay una falsa sensación de seguridad en muchas comunidades respecto a estos temas?

Totalmente. Muchos piensan “esto no va con nosotros” hasta que reciben una notificación o hay un accidente. Y ahí llega el susto. También hay mucha confianza ciega en que el administrador lo lleva todo, pero no siempre es así, o no del todo. Como dije al principio la comunidad es responsable de ciertos temas y tú como vecino formas parte de esa comunidad, no es buena solución mirar hacia otro lado cuando se trata de este tipo de normativas.

Para terminar, si un presidente de comunidad leyera esto y pensara “no sé si cumplimos con todo esto”… ¿Por dónde debería empezar?

Que no se agobie. Lo segundo: que llame a Grupo Sapientiam, nosotros hacemos una revisión inicial y valoramos que necesidades tiene la comunidad y a que normativas obligatorias se enfrenta Y a partir de ahí, ofrecemos soluciones a medida y sin complicaciones.