El futuro es ahora; Digitalización y gestión documental para empresas sostenibles

Hasta hoy, las empresas han tenido una historia basada en papel, acumulando grandes volúmenes de documentos, destinando espacios físicos considerables para su almacenamiento y sin sacar ningún rendimiento de estos. Viven en un presente totalmente digital, pero con procesos internos manuales y basados en papel, y aspiran a un futuro totalmente digital y automático.

La gestión documental ha llegado para cambiar este paradigma, ofreciendo soluciones y servicios innovadores que optimizan procesos manuales y basados en papel, que ponen en valor el dato histórico de las compañías y que sirven de puerta de entrada para los grandes proyectos de transformación digital, que requieren de un dato estructurado y único.

Entrevista exclusiva con Ricardo Martínez, Director de PPM Digital

Se entrevista a Ricardo Martínez, Director de PPM Digital, sobre cómo la innovación, la sostenibilidad y la transformación digital están redefiniendo la gestión documental en las empresas. www.ppm-digital.com

Vida y visión de negocios

Pregunta: Ricardo, tienes una amplia experiencia en el sector privado. Cuéntanos sobre tu trayectoria profesional.

Respuesta: Llevo más de 30 años en el sector tecnológico. Comencé en empresas multinacionales, donde aprendí sobre eficiencia operativa y evolución digital.

Siempre me interesa ayudar a las empresas a ser más competitivas. En su momento lo hacíamos a través de proyectos de Managed Print Services, pero con el tiempo me di cuenta de que la impresión aportaba poco valor, aparte de una reducción de coste operativo.

Sin embargo, entendí que había un enorme valor en dejar de imprimir, en ayudar a las empresas a automatizar sus procesos documentales basados en papel y reducir su impacto ambiental.

En PPM Digital, implementamos estrategias que combinan experiencia y tecnología para optimizar la gestión documental de las compañías, con una visión más global, que aúna pasado, presente y futuro.

Pregunta: ¿Cuál es la visión de negocios que te impulsa en PPM Digital?

Respuesta: Nuestra visión es que las empresas no nacieron ayer, y que tienen un presente más o menos digital, y un pasado totalmente analógico, que hay que integrar.

Las empresas están haciendo con los datos en papel algo parecido a lo que hacemos con las personas mayores en el mercado laboral. Los aparcamos, y pensamos que no tienen valor por el mero hecho de que están en un formato en desuso. No tiene sentido renegar del histórico de tu empresa.

Ayudamos a las empres a que optimicen sus procesos documentales, que extraigan todo el valor de sus datos, siendo respetuosos con el medio ambiente.

Creemos firmemente en la digitalización como motor de cambio para hacer a las empresas más eficientes y competitivas.

Sostenibilidad y digitalización

Pregunta: ¿Cómo están relacionados estos dos conceptos?

Respuesta: Para mí, la sostenibilidad tiene que ver con hacer una empresa sólida y rentable, sin comprometer el medio ambiente. En esto, la digitalización juega un papel fundamental.

La digitalización te hace más efectivo, evita el despilfarro de recursos, te conecta mejor con clientes y empleados. En fin, mejora tu cuenta de resultados.

Pregunta: ¿Cómo impulsa PPM Digital la sostenibilidad en la gestión documental?

Respuesta: Hay varias fases, que se pueden realizar de forma independiente, pero qué unidas, dan una mayor potencia de procesamiento de datos a las empresas.

Primero, digitalizamos archivos documentales históricos. Esto permite ahorrar espacio en la oficina, y extraer el dato de estos documentos, integrándolo en un gestor documental, que puede ser nuestro o del cliente.

En segundo lugar, automatizamos la gestión documental actual de las empresas, eliminando procesos manuales y basados en papel, a través de ese mismo gestor documental.

Por último, automatizamos procesos de negocio, integrándolos en los diferentes sistemas de gestión de los clientes, como ERP, CRM, Plataformas de UX, etc.

De esta forma conseguimos empresas más ágiles, seguras, digitalizadas; y en el fondo más competitivas.

Pregunta: Siguiendo con esta línea, ¿crees que es posible la tan nombrada “Oficina sin Papeles”?

Respuesta: No solo es posible. Es factible, está a nuestro alcance y sería deseable.

Conseguirlo no es difícil. Pero hace falta un compromiso claro por parte de la organización y dar los pasos que explicábamos en la pregunta anterior. Es decir, digitalizar, organizar el dato y automatizar procesos.

Obviamente, aún quedan personas muy ligadas emocionalmente al papel, por eso el compromiso de la organización es importante.

Todo documento impreso corresponde a un proceso sin digitalizar. El papel y la impresión son recursos caros y no muy responsables con el medio ambiente, aunque se ha avanzado mucho en los últimos años.

Pero sí, es perfectamente posible.

Transformación digital y gestión documental

Pregunta: ¿Por qué es crucial la gestión documental en la transformación digital de las empresas?

Respuesta: La digitalización optimiza los procesos internos, mejora la seguridad de la información y eleva la experiencia del cliente. Los gestores documentales permiten a las empresas acceder a sus archivos desde cualquier lugar, reduciendo costos y tiempos de gestión. Además, la inteligencia artificial facilita la automatización de procesos, eliminando tareas manuales y repetitivas.

Pregunta: Al final se trata de tiempo, ¿verdad? Parece que este es un concepto que os obsesiona.

Respuesta: Bueno, este es un aspecto muy ligado a mi persona, y ha impregnado a toda la organización y la propuesta de valor.

Vivimos en una sociedad ultrarápida. Las compañías invierten millones en que su operación sea más eficiente y más rápida. Producir más, con menos recursos y en menos tiempo. Muchas empresas tienen directores de operaciones cuyo objetivo sigue ese credo.

Sin embargo, en las oficinas no hay tanta prisa. Parece que da igual el tiempo que tardemos en gestionar, por ejemplo, una factura entrante. Y la verdad es que tardar unos días más, resta capacidad para gestionar tesorería, o provoca retrasos en pagos a proveedores. Vemos empresas que tienen las facturas dando vueltas durante 60 días, y cuando las visan, ya es fecha de pago; o peor aún, que pagan facturas sin revisar, porque ya no da tiempo, y que luego sean erróneas.

Lo mismo digo con, por ejemplo, el alta de un cliente nuevo. Retrasarlo por el papeleo es perder dinero porque no puedes venderle nada hasta que no este no aparezca en el sistema.

Hay muchísimos ejemplos como estos. Procesos determinados que se pueden digitalizar y hacer más rápidas a las empresas

Creo que las empresas han hecho un gran esfuerzo en mejorar y automatizar muchas parcelas de su negocio, y tengo la esperanza de que ese esfuerzo entre en la oficina y de que esta sea la era de la gestión documental.

Pregunta: Sin embargo, la solución no pasa por escanear información. Esto es algo que muchas empresas hacen de forma sistemática. ¿Qué beneficios aporta la gestión documental digitalizada a las empresas?

Respuesta: Cualquier proyecto de transformación digital exige un dato limpio y estructurado sobre el que construir. Un dato único.

En la actualidad, las empresas disponen de ecosistemas variados de carpetas, almacenamientos, on premise, en la nube, en ordenadores personales, en archivos físicos en papel, y sin una estrategia. Esto hace muy difícil comenzar un proceso de mejora, porque el dato está desordenado y fluye por la compañía.

La gestión documental consolida la forma de trabajar de una empresa, aportando estructura, visión de futuro y estrategia.

La eliminación de archivos físicos reduce costos de almacenamiento y mejora la accesibilidad a la información, y además asegura que se disponga siempre de la información correcta, y solo esa.

Con un buen sistema de gestión documental, el dato se recupera en segundos, desde cualquier lugar, se evitan pérdidas de información y se garantiza la idoneidad de los datos facilitando el teletrabajo y la colaboración. Todos, con la misma información, al mismo tiempo.

Objetivos y consejos para empresas

Pregunta: ¿Cuáles son las metas futuras de PPM Digital?

Respuesta: Queremos seguir ayudando a las empresas a mejorar en competitividad. La sostenibilidad, sin competitividad no tiene sentido. Como te comentaba antes, hacer más, mejor, con menos recursos y más rápido

PPM Digital explora nuevas tecnologías, como la inteligencia artificial para eliminar el trabajo de ingesta documental, y para automatizar aún más procesos de negocio.

Pregunta: Finalmente, ¿qué consejo darías a las empresas que aún no han adoptado soluciones digitales para la gestión documental?

Respuesta: El cambio es inevitable y necesario. El futuro ya es el presente.

Vemos en los clientes que la digitalización no solo mejora la competitividad, sino que también reduce costos, optimiza los procesos y mejora la vida de las personas en la organización. Ni qué decir tiene la mejora en la cuenta de resultados. 

Mi consejo es que den el primer paso y busquen asesoría profesional, nuestra o de otros, para transformar su empresa.

PPM Digital sigue avanzando en su camino hacia un futuro más eficiente y sostenible. Con líderes como Ricardo Martínez, la gestión documental se encamina hacia una verdadera transformación digital.