El precio de no adaptarse a la nueva facturación electrónica

La facturación electrónica ha llegado para quedarse, y no solo en la operativa entre las empresas y las administraciones públicas. Todas las operaciones de las empresas con sus clientes deben quedar documentadas a partir del 1 de enero del próximo año a través de este procedimiento informático, y seis meses después las que realicen los autónomos. Una digitalización y estandarización que le permitirá a Hacienda tener un conocimiento de estas operaciones en tiempo real, pero que también puede contribuir a mejorar la eficiencia de los departamentos contables de las empresas.

La facturación electrónica está en boca de todos. ¿Nos puede explicar qué es y por qué es tan importante?

Lorena Sánchez de Movellán (Sarabia y Asociados): Claro. La facturación electrónica es un sistema digital para emitir y gestionar facturas, eliminando el uso del papel. A partir de 2026 será obligatoria en España, no solo para grandes empresas, sino también para pymes y autónomos. Este cambio busca modernizar el sistema fiscal, combatir el fraude y mejorar la eficiencia en la relación entre los contribuyentes y Hacienda.

¿Qué ley regula este cambio hacia la facturación electrónica?

LSdM: Este cambio está regulado principalmente por la Orden Ministerial HAC/1177/2024, que establece las especificaciones técnicas y funcionales para los sistemas de facturación. Su objetivo es garantizar la integridad, conservación, accesibilidad y trazabilidad de las facturas. Además, introduce el sistema VERI*FACTU y define las sanciones para quienes no cumplan con la normativa.

¿Cuándo será obligatorio implementar estos sistemas?

LSdM: Las empresas deben adaptarse antes del 1 de enero de 2026, mientras que los autónomos tienen hasta el 1 de julio del mismo año. Esto permitirá que todos, independientemente de su tamaño o actividad, puedan organizarse y cumplir con los requisitos.

 ¿Qué requisitos deben cumplir los sistemas de facturación electrónica?

LSdM: Hay dos caminos principales:

1. VERI*FACTU, un sistema que envía las facturas directamente a la Agencia Tributaria en tiempo real.

2. El software verificable, que asegura que las facturas no puedan ser modificadas una vez emitidas.

Ambos deben garantizar la integridad, trazabilidad y conservación de las facturas. Además, incluyen elementos como códigos QR y firmas digitales para reforzar la seguridad y facilitar la conexión con Hacienda.

¿Qué ocurre si alguien no cumple estas exigencias?

LSdM: Las sanciones son significativas. Por ejemplo, fabricar un sistema que no cumpla con la normativa puede costar hasta 150.000 euros. Poseer o usar un sistema no autorizado supondrá multas de hasta 50.000 euros anuales, y comercializar software sin certificación puede conllevar sanciones de 1.000 euros por cada unidad vendida. No es algo que las empresas puedan ignorar.

Para muchas empresas y autónomos, esto puede parecer un problema más que un beneficio. ¿Qué les diría?

LSdM: Es normal que al principio surjan dudas o preocupaciones, pero este cambio tiene muchas ventajas. Por ejemplo, elimina errores, reduce costes administrativos, facilita el control financiero y asegura que las facturas estén siempre disponibles en formato digital. También simplifica los trámites con Hacienda, lo que al final ahorra tiempo y dinero.

¿Qué deben hacer los negocios que todavía no están preparados?

LSdM: Lo primero es revisar si el software que utilizan cumple con la normativa. Si no, deben actualizarlo o adquirir uno nuevo. Otra opción es utilizar el sistema VERI*FACTU, que es gratuito y está disponible en la web de la Agencia Tributaria. Mi consejo es no esperar al último momento y buscar asesoramiento profesional si tienen dudas.