Todo lo que necesita saber sobre la factura electrónica
El 2026 arranca con varias novedades en materia de digitalización del ámbito laboral. Si bien esto puede suponer un reto, también despliega un abanico de posibilidades para optimizar procesos, ahorrar tiempo y llevar la administración de los negocios a otro nivel. Así sucede con la facturación electrónica y el nuevo sistema Verifactu. Pero, ¿qué es exactamente Verifactu?
Verifactu es el nombre que el Gobierno de España ha asignado al nuevo sistema de facturación electrónica. Este proceso de digitalización de la facturación empresarial pretende acabar con la economía sumergida y ofrece a los negocios la oportunidad de tener más control sobre sus cuentas.
Su funcionamiento es muy similar al de la facturación tradicional, pero, en el ámbito digital, permite emitir facturas, recibirlas y, además, conservarlas para enviarlas a Hacienda, así como a gestorías o a los responsables de cuentas. Es aquí donde radica uno de los cambios significativos: la Agencia Tributaria podrá acceder a la información económica de todas las empresas. No obstante, esa misma conectividad, una vez superado el periodo de adaptación, también se traducirá en una simplificación administrativa, otra de las ventajas que, en principio, ofrece Verifactu.
PLAZOS PARA LA LLEGADA DE VERIFACTU
Aunque hace meses que se anuncia la llegada de Verifactu, que en un principio estaba prevista para julio de 2025, su fecha de inicio se ha retrasado a enero de 2026 y su implementación será muy progresiva a fin de suavizar el impacto en el tejido empresarial español.
Así, aunque la facturación electrónica entre en vigor en enero de 2026, su aplicación comenzará con aquellas empresas que operan B2B, es decir, business to business o de empresa a empresa, señalando enero de 2026 como fecha límite para sociedades mercantiles y empresas que facturen más de 8 millones. El inicio de año marca también la fecha para que todos los desarrolladores de software de facturación adapten sus sistemas al modelo Verifactu.
Sin embargo, las empresas que facturen menos de 8 millones de euros y los autónomos tendrán hasta julio del mismo año, 2026. Por ello, resulta imprescindible que adapten cuanto antes su método de facturación a los nuevos requisitos de Verifcatu.
HACIA UNA GESTIÓN EMPRESARIAL MÁS EFICIENTE Y ACORDE CON LA NORMATIVA
No obstante, esta no es la única novedad en materia de digitalización del ámbito empresarial. También entra en vigor el 1 de enero la obligatoriedad del registro horario digital. Además, la gestión de recursos humanos y la necesidad de mejorar la interconectividad entre departamentos en favor de una mejor comunicación interna encuentran también una ventana de oportunidad en la gestión digital. Lo que en principio puede resultar abrumador supone un salto cualitativo en la gestión empresarial.
En vista de las muchas aristas que tienen los procesos digitales, algunos sistemas van un paso más allá del simple cumplimiento de la normativa y reúnen varias funciones que, tarde o temprano, acabarán por ser no solo obligatorias, sino imprescindibles para la gestión empresarial.
Algunos de estos software reciben el nombre de ECM —gestión de contenido empresarial, por sus siglas en inglés—. Este tipo de programas, como ELO ECM Suite, ofrecen no solo la posibilidad de facturar electrónicamente, sino también la de centralizar la información empresarial. En el caso de ELO ECM, este programa ofrece ELO Invoice, una opción destinada a cumplir todos los requisitos de la facturación electrónica: desde la recepción hasta su emisión, automatiza procesos y, además, es capaz de analizar y recopilar toda la información, algo muy beneficioso para mejorar la gestión administrativa y económica de las empresas. Este tipo de software supone un avance en la gestión empresarial al presentar funciones como avisos ante el vencimiento de pago de facturas, supervisión del estado de la facturación en un panel de control, opciones de búsqueda para agilizar el acceso a la información o informes con la información económica y administrativa extraída de las facturas.
OTRAS VENTAJAS DE LA DIGITALIZACIÓN EMPRESARIAL
Además, este tipo de software, como ELO ECM Suite, ofrece una gran variedad de opciones para la digitalización de las compañías. Se garantiza el almacenamiento seguro de los datos —algo imprescindible ante el aumento de ciberataques—, la gestión digital de documentos o la colaboración de equipos y la comunicación interna, algo cada vez más importante en las dinámicas empresariales. Asimismo, presenta otras opciones para digitalizar y hacer más eficientes la gestión de recursos humanos o el análisis inteligente de datos.
Sin duda, las empresas de todo el mundo enfrentan un periodo complejo de transición de los procesos analógicos a los digitales. Pero, si consiguen prepararse con antelación y emplear las herramientas necesarias, la digitalización acabará teniendo más pros que contras y descargará trabajo en las tareas más mecánicas y de menor valor añadido, en favor de una gestión más eficiente y de la innovación, como es, por ejemplo, el análisis de datos.
