El modelo híbrido en business travel; la combinación que las empresas demandan

Por qué el mercado se ha cansado de las agencias impersonales y de las plataformas “solo software”, y cómo la fórmula tecnología + atención personalizada está resolviendo el viaje corporativo moderno.

El desencanto: cuando “más digital” no significa “mejor servicio”

Durante años, la promesa dominante en business travel fue clara: digitalizar para ganar eficiencia. Las plataformas 100% online simplificaron trámites y redujeron fricciones, pero muchas compañías han descubierto el reverso: cuando hay una incidencia crítica, la tecnología sola no basta. Un vuelo cancelado de madrugada, un cambio de sede del evento con 72 horas de margen o un error en el nombre del viajero a 24 horas de embarcar no se resuelven solo con un botón.

En el otro extremo, las agencias tradicionales que basan su propuesta en atención humana, pero con herramientas rígidas o anticuadas, pierden velocidad, trazabilidad y control de costes. El resultado son equipos frustrados, tiempos de respuesta irregulares y falta de alternativas.

Ese es el punto de inflexión del mercado: las empresas demandan una solución que no las obligue a elegir entre una plataforma brillante sin respaldo humano o una atención cercana sin capacidades digitales. La necesidad es clara: contar con ambas.

Qué es el modelo híbrido en viajes corporativos

Modelo híbrido = tecnología líder (APP, integraciones, reporting) + soporte humano con atención personalizada + servicio 24/7.

Autogestión cuando conviene: herramientas de autorreserva (OBTs) fáciles de usar, con política de viajes integrada, tarifas negociadas y aprobaciones.

Acompañamiento cuando importa: agentes reales que conocen cada cuenta, con criterio para resolver incidentes, optimizar itinerarios y negociar alternativas ventajosas.

Gobernanza y datos: reporting en tiempo real, KPIs acordados, visibilidad del gasto por centro de coste y seguimiento de ESG (huella de carbono, proveedores sostenibles).

Flexibilidad real: posibilidad de reservar a través de la app o con asistencia humana, sin fricciones y bajo una única política, facturación y atención coordinada.

Por qué la combinación gana: beneficios tangibles

Elección del modo de trabajo

El cliente puede decidir si prefiere realizar sus reservas mediante la autoherramienta online o contactar directamente con un agente especializado, que facilita opciones de horarios, precios y combinaciones.

Continuidad operativa

La plataforma agiliza los procesos de reserva estándar un 60–70%, mientras que el equipo humano resuelve el 100? los casos críticos (cancelaciones, huelgas, overbooking, cambios complejos).

Ahorro y control

Las autoherramientas integran contenido amplio (GDS, NDC, tarifas corporativas), complementado por consultores que detectan oportunidades de ahorro y recomiendan rutas u hoteles con mejor ROI.

Experiencia del viajero

Menos correos, mayor autonomía y la tranquilidad de contar con atención disponible cuando surgen imprevistos. Esto impacta directamente en la productividad y la satisfacción interna.

Cumplimiento y trazabilidad

Política adaptada a las necesidades de cada empresa, aprobaciones configurables, límites de gasto y auditoría completa. Datos fiables para finanzas y compras, sin hojas de cálculo paralelas.

Escalabilidad

Un sistema funcional tanto para una pyme de 20 viajeros como para una multinacional con cientos de usuarios y múltiples sedes.

El valor diferencial de IN OUT TRAVEL & EVENTS

En un mercado con soluciones homogéneas, IN OUT ofrece una ventaja objetiva:

Única agencia que opera con las 4 OBTs líderes del mercado.

Esta estructura permite seleccionar la plataforma que mejor se ajusta a la política, el tamaño y los procesos de cada empresa, logrando rapidez de adopción, menor curva de aprendizaje y máxima adecuación funcional.

Soporte humano real 24/7, 365 días.

Equipos basados en Madrid, Barcelona y Lisboa que gestionan cuentas con conocimiento y criterio. Sin bots ni derivaciones infinitas.

Servicio personalizado con agentes expertos.

Atención inmediata por parte de profesionales especializados en viajes corporativos.

Metodología de implantación y mejora continua.

Diagnóstico → selección de OBT → configuración y formación → soporte proactivo → optimización mediante KPIs de ahorro, experiencia y cumplimiento.

Cobertura integral.

Servicios de business travel, MICE e incentivos, con capacidades de comunicación y producción para eventos. Un único partner, un único SLA.

Sostenibilidad y reporting ESG.

Certificación Biosphere, selección de proveedores responsables e informes de huella de carbono por empresa o usuario.

Minicaso: el día que la tecnología necesitó a las personas

Contexto: una empresa con 17 viajeros debía desplazarse a un congreso europeo. Tres días antes, la sede del evento cambió de ciudad por motivos climáticos.

Acción: la OBT reubicó automáticamente gran parte de los vuelos. El equipo de IN OUT negoció penalizaciones, cerró cupos hoteleros nuevos y organizó transfers puerta a puerta.

Resultado: el 100% los asistentes llegó a tiempo y la empresa evitó sobrecostes significativos gracias a la intervención humana.

Conclusión: la plataforma ejecuta; las personas optimizan y salvan el margen.

Conclusión: el futuro es híbrido

El viaje corporativo ha evolucionado. La eficiencia real surge del equilibrio entre tecnología que simplifica y personas expertas que resuelven, optimizan y acompañan.

El mercado avanza hacia el modelo híbrido: autonomía digital combinada con soporte humano disponible cuando más se necesita. Cada vez más empresas exigen a sus partners de viajes trabajar con autoherramientas, sin renunciar al valor de la atención personalizada.

IN OUT TRAVEL & EVENTS representa ese equilibrio: cuatro OBTs líderes para adaptar la experiencia a cada cliente y un equipo que responde los 365 días del año. Esa es la combinación que las empresas demandan hoy y la que seguirá diferenciando a quienes convierten el viaje en una ventaja competitiva.

Sobre IN OUT TRAVEL & EVENTS

Agencia híbrida con más de 27 años de experiencia y presencia en Madrid, Barcelona y Lisboa. Especialista en business travel, eventos e incentivos. Certificación Biosphere. Miembro de redes globales. Tecnología + Personas.